"Ótimo, vamos informatizar o consultório. E você olha os milhares de sistemas disponíveis na Internet, ou nos congressos de especialidades. Todos prometem mundos e fundos. Com preços diferentes, opções diferentes, ambientes diferentes. E você se sente mais perdido que cego em tiroteio. Como escolher adequadamente o sistema do meu consultório?
A primeira dica é: Não confie nas aparências. O Sistema deve estar pronto para atender a legislação vigente. Se você adotar uma solução de PEP (Prontuário Eletrônico do Paciente), não caia na propaganda do vendedor, sem antes verificar no site da SBIS (Sociedade Brasileira de Informática em Saúde). A lista dos sistemas certificados está aqui.
Mas vamos lidar que você não irá ter um PEP. Irá ter um sistema para lidar com o agendamento, faturamento e algum registro clínico (emitir receitas, atestados de saúde). Muito bem, o que você precisa considerar então?
a) Atualizações: Um bom sistema deve permitir atualizações de versões, principalmente para o faturamento eletrônico. Como as operadoras adotam campos de preenchimento opcional e podem vir a validar estes campos, é importante você verificar qual a periodicidade das atualizações dos sitemas, e como elas são disponibilizadas.
b) Forma de licenciamento: Existe no mercado algumas opções de licenciamento: Por número de usuários, por pagamento de mensalidade, por registros feitos no sistema, enfim, uma gama muito grande de opções. Antes de assumir uma, verifique a sua disponibilidade financeira. E não pense em ser pão duro! Um bom sistema não é barato, pois envolve o desenvolvimento daquilo. Querer sistema barato não é o indicativo de que seu consultório vai estar bem informatizado!
c) Processos: A escolha do sistema começa por identificar seus processos em consultório: Como sua rotina vai se encaixar na rotina do Sistema de Prateleira? Aquilo que você faz de crítico está previsto no Sistema? Ele permite que minha secretária acesse apenas as informações da agenda? Que configurações preciso ter para rodar este sistema? As tabelas de convênios são facilmente parametrizáveis neste sistema?
d) Implantação: Este é a pedra do calcanhar da maioria dos sistemas. Muitas vezes, você compra a caixa, mas não recebe o treinamento. Tipo “vai descobrindo pelo manual”. Outras vezes, o sistema oferece uma consultoria de implantação, com previsão de um volume X de horas. Verifique sempre esta possibilidade, pois lhe dá garantia do uso efetivo do sistema, e não parcial.
e) Autorização on-line e uso de biometria: Com o advento do TISS, a maioria das operadoras liberou o acesso a processos de autorização direta no próprio sistema do prestador, via Webservices. Verifique seu volume de atendimento e economia de tempo para a secretária. Isto ajuda e muito o trabalho da mesma.
f) Indicadores: Um bom sistema me deve dar indicadores. Quantas consultas eu tenho atendido por convênio, qual é o perfil de minha clientela, quais são os exames que tenho requisitado, quantas consultas de retorno tenho atendido, qual é o volume de faturamento estimado, e quanto eu realizei de faturamento naquele período. Isto ajuda e muito a gerir o seu consultório. Se ele tiver um pequeno sistema Financeiro, que lhe auxilie a gerir as finanças do consultório, melhor ainda. Lembre-se que a gestão das finanças do consultório é diferente da gestão financeira pessoal. Modelos diferentes de negócio, meu caro!
g) Integração: Muitas vezes, o sistema é excelente, mas não se integra a nada. Por exemplo, com meu celular, com meu dispositivo móvel (tablet, IPAD). Os dados podem ser acessados via Web? Diversos sistemas tem este tipo de recurso (geralmente pago a parte). Se você é um médico conectado, pense nisto. Se não for, considere pelo menos no futuro ter este recurso, ou o fornecedor lhe disponibilizar isto.
h) Atendimento e suporte: Este é um calcanhar de aquiles de muitos sistemas. O Atendimento antes da venda é uma maravilha, o vendedor só falta carregar água na peneira. No pós-venda, é aquele inferno, você nunca consegue falar com o suporte, e quando consegue, é aquela má vontade de resolver o problema. Opte sempre por verificar isto antes de comprar, pois algumas empresas costumam cobrar por este tipo de atendimento.
i) Experiência dos colegas: Verifique sempre se os colegas ou usuários do sistema tem boa experiência com o sistema, se é realmente aquilo que eles prometeram. Este tipo de conversa sempre ajuda e muito a esclarecer os problemas antes de comprar.
No mais, seguindo estas principais dicas, você pode ter uma experiência agradável com seu sistema de prateleira. Se não tiver, pense em optar por uma versão desenvolvida customizada, que é o que abordaremos em nossa próxima postagem desta série.
Penso que as definições dos processos internos devem ser um dos principais parâmetros na escolha da aplicação adequada.
ResponderExcluirNo quesito Implantação, acho também importante checar se a aplicação desejada permitirá a inserção de todos os dados existentes em formato analógico (fichas de pacientes, requisições, etc.), esta ação facilitará uma análise real das histórias de vida contidas nas amneses dos prontuários dos pacientes.
Ótimo texto interessante e esclarecedor, parabéns.
www.cajoca.com.br